Excel Conditional Formatting 設定格式化的條件：讓關鍵數據一眼跳出來

如果表格裡全是黑白的數字，閱讀起來會非常吃力，也很難一眼看出誰不及格、哪筆訂單快過期。設定格式化的條件 (Conditional Formatting) 能讓 Excel 自動檢測數據，只要符合你設定的規則（例如金額大於 100 萬），它就會自動幫儲存格換上你指定的顏色、粗體或圖示。

這不需要寫任何程式碼，卻能幫你的報表瞬間變得很專業！

基礎應用：強調特定數字

這是最常用的功能，用來找出異常值或追蹤進度。

操作步驟：

1. 選取你要監控的儲存格範圍（如：成績欄或業績欄）。
2. 點擊「常用」分頁 -> 「設定格式化的條件」。
3. 選擇「醒目提示儲存格規則」：
   • 大於/小於：標記出高分或低分。
   • 等於/包含文字：例如標記出狀態為「已出貨」的列。
   • 發生日期：標記出「今天」或「下週」到期的案件。
4. 選取預設的顏色（如「淺紅填滿」），點擊確定。

視覺化趨勢：資料條、色階與圖示集

如果你有一大堆數字，想直接看出分布結構，這組功能就像是簡易的圖表：

• 資料條 (Data Bars)：儲存格背景會出現彩色條狀圖，長度代表數值大小。這在比對銷售額時非常直觀。
• 色階 (Color Scales)：根據數值漸層變色（如：越冷代表越低，越熱代表越高）。
• 圖示集 (Icon Sets)：自動出現紅綠燈、向上向下的箭頭。綠燈代表達標，紅燈代表警示。

進階玩家：使用公式來定條件

有時候你想變色的不是「這格數字」，而是根據「隔壁格子的內容」來變色。例如：如果 B 欄狀態是「已完成」，則就把整列的主題都變灰色。

範例：根據狀態更改整列顏色

1. 選取整個資料區域。
2. 點擊「設定格式化的條件」 -> 「新增規則」。
3. 選擇「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」。
4. 輸入關鍵公式：=$B1="已完成"（注意：欄位前必須加 $ 符號鎖定欄位）。
5. 設定你想要的格式（例如：字體加刪除線、背景變灰色）。
6. 點擊確定。現在只要你把 B 欄隨便一格改為「已完成」，該列就會自動變色！

管理規則：當規則太多時怎麼辦？

如果你在同一個地方設定了太多規則，可能會互相衝突。

• 操作：點擊「設定格式化的條件」 -> 「管理規則」。
• 在這裡，你可以看到目前工作表所有的規則，並透過右邊的箭頭調整「優先順序」。排在最上面的規則會被優先執行。

常見問題：格式化後表格變得很慢？

格式化條件是「即時計算」的。如果你在數萬筆資料的表格中，設定了過多使用複雜公式的條件，Excel 開啟和捲動時會感覺到明顯的延遲。

• 優化建議：盡量使用內建的「醒目提示規則」，它們的效能比自訂公式快很多。

學會了讓數據變色後，你已經具備了製作「警示系統」報表的能力。