Excel 資料輸入與儲存格格式：確保數據的正確性

在 Excel 中，僅僅把數字填入儲存格是不夠的。Excel 的強大計算能力建立在它對「資料類型」的正確辨識上。如果你將日期輸入成純文字，或是將數字格式設定錯誤，後續的公式計算就會出現錯誤。本章將教你如何正確輸入資料，並利用「自動填滿」和「格式化」來提升效率與視覺專業度。

瞭解 Excel 的四種基本資料類型

當你輸入資料時，Excel 會自動判斷其類型。不同的類型在儲存格中預設的「對齊方式」也不同，這是一個很好的初步檢查指標：

• 數值 (Number)：預設靠右對齊。可用於加減乘除。
• 文字 (Text)：預設靠左對齊。即使你輸入的是數字，但只要前面加了一個單引號 '（例如 '123），Excel 就會視為文字，無法參與數值計算。
• 日期與時間 (Date & Time)：本質上是特殊的序列數字，預設靠右對齊。
• 邏輯值 (Boolean)：只有 TRUE (真) 與 FALSE (假) 兩種，預設會在儲存格內置中顯示。

強大的「自動填滿」(AutoFill) 功能

「自動填滿」是 Excel 最具代表性的省力工具。只要選取一或兩個儲存格，將滑鼠移至選取框右下角的小綠方塊（稱為「填滿控制項」），游標變為十字型後向下或向右拖曳，Excel 就會自動推導序列。

• 數字序列：輸入 1 和 2，選取兩格後拖曳，會填入 3, 4, 5...。
• 日期序列：輸入 2023/1/1 拖曳，會自動以「天」為單位增加；若按住滑鼠右鍵拖曳，放開後可選擇「以月為單位」或「以年為單位」填滿。
• 文字配合數字：輸入「第 1 組」，拖曳會自動變成「第 2 組」、「第 3 組」。
• 自訂清單：輸入「星期一」，拖曳會填入「星期二」、「星期三」。這也適用於月份（一月、二月...）或地支（子、丑、寅...）。

設定儲存格格式 (Format Cells)

「資料內容」與「顯示樣式」在 Excel 中是分開的。你可以將一個數值 0.25 設定為「百分比」，它就會顯示為 25%，但背後的計算值依然是 0.25。

常用數字格式

你可以透過快捷鍵 Ctrl + 1 (Mac 為 Command + 1) 開啟「儲存格格式」對話框：

• 貨幣與會計專用：自動加入錢字號 $ 並調整小數位數。
• 百分比：將數值乘以 100 並加上 %。
• 分數：將 0.5 顯示為 1/2。
• 自訂格式：如果想要序號前面補零（顯示為 001, 002），可以在自訂欄位輸入 000。

對齊與換列

• 跨欄置中 (Merge & Center)：選取多個儲存格並點擊此鈕，可將它們合併成一個。這常用於製作表格的大標題。
• 自動換列 (Wrap Text)：如果文字太長想在儲存格內自動分行顯示，請開啟此項。
• 強制換行：編輯資料時，按住 Alt + Enter (Mac 為 Option + Enter) 可以直接在儲存格內手動產生換行字元。

基礎框線與底色填滿

為了讓表格看起來更專業且易於閱讀，你需要手動加上框線：

1. 選取表格範圍。
2. 在「常用」分頁的「字型」區塊找到「框線」圖像按鈕。
3. 建議使用「所有框線」作為基本隔間，並對標題列使用較深的「填滿色彩」（油漆桶圖示）搭配亮色字體。

練習建議

嘗試建立一個簡單的「個人開支表」：

• A 欄輸入日期（使用 / 分隔符號）。
• B 欄輸入項目名稱。
• C 欄輸入金額（將格式設定為「貨幣」）。
• 利用「自動換列」功能，在 D 欄寫下較長的備註。

掌握了基礎的資料輸入與格式設定後，你的 Excel 工作表已經不再只是一堆混亂的文字！