Excel Data Validation 資料驗證與下拉選單：確保資料輸入的正確性

在協作表格或建立模板時，最大的困擾就是「別人的亂輸入」。例如：你想讓別人選「是」或「否」，結果有人打了「YES」、有人打了「Y」。這會導致後續的篩選和公式統計全部報廢。

資料驗證 (Data Validation) 的核心目的就是：限制使用者的輸入內容，並提供直觀的「選單」供人選取。

製作「下拉式選單」的最快方法

下拉選單是資料驗證最普及的應用，能提高效率並避免手打錯誤。

操作步驟：

1. 選取你要設定選單的儲存格範圍。
2. 點擊「資料」分頁 -> 「資料驗證」。
3. 在「儲存格內允許」下拉選單中選擇「清單」。
4. 在「來源」欄位輸入選項，中間用「英文逗號」隔開（例如：台北,台中,高雄）。
5. 點擊確定。現在格子右邊會出現一個小箭頭，點擊即可選取。

進階技巧：引用工作表範圍作為選單

如果選項很多（例如 50 個地區），手打會瘋掉。

1. 將選項清單打在某個角落或另一個工作表。
2. 在「資料驗證」視窗中，點擊「來源」右側的小圖示。
3. 選取那 50 個儲存格的範圍。
4. 點擊確定。

其他常見的驗證規則

除了選單，資料驗證還能做很多事：

• 限制數字範圍：選取「整數」，設定最小值 1、最大值 100（防止輸入錯誤的年齡或數量）。
• 限制日期：設定只能輸入「今天之後」的日期。
• 限制字數：例如限制身分證號必須輸入「10 個字元」。
• 輸入訊息提示：當滑鼠點到該格時，自動彈出說明小文字，告訴對方該填什麼。

錯誤提醒：強制禁止 vs. 溫馨提醒

在資料驗證的標籤頁中，有個「錯誤提醒」設定：

• 停止 (Stop)：最嚴格。若輸入內容不符，絕對不讓對方儲存，會跳出警告視窗逼對方重打。
• 警告 (Warning)：會問對方「確定要這樣輸入嗎？」。點擊「是」還是可以存，常用於處理有例外情況的數據。
• 資訊 (Information)：僅告知，不會阻礙輸入。

如何取消資料驗證？

如果你不想要選單了：

1. 選取該範圍。
2. 開啟「資料驗證」視窗。
3. 點擊左下角的「全部清除」。

為什麼這很重要？

良好的「資料輸入規範」是資料分析的基石。在源頭就堵住錯誤，比在結尾才來修復髒資料要聰明得多。