Excel 日期與時間函數：精準計算天數、年資與期限

在 Excel 中，日期和時間的處理常讓人感到困惑。為什麼 2023/10/25 加上 1 會變成 2023/10/26？那是因為在 Excel 的底層系統中，日期其實是「數字」。從 1900 年 1 月 1 日開始算作第 1 天，往後推移。

理解這個本質後，再配合以下強大的日期函數，你就能輕鬆完成年資計算、專案進度追蹤以及工時統計。

獲取當前時間：TODAY, NOW

這兩個函數不需要任何參數，會隨著每次開啟檔案或重新計算而更新。

• =TODAY()：傳回今天的日期（不含時間）。常用於計算帳款逾期天數。
• =NOW()：傳回目前的日期與精確時間。

拆解與組裝：YEAR, MONTH, DAY, DATE

如果你有一串完整的日期，但只想單獨提取出「月份」進行分類：

• =YEAR(日期)：傳回年份。
• =MONTH(日期)：傳回月份（1-12）。
• =DAY(日期)：傳回天數。
• =DATE(年, 月, 日)：將三個數字組合成一個標準格式的日期。
  • 技巧：如果你想把所有日期都改成「該月 1 號」，可以寫成 =DATE(YEAR(A1), MONTH(A1), 1)。

計算間距的神器：DATEDIF (隱藏函數)

這是一個在 Excel 的函數選單中找不到（輸入時自動完成也不會出現）的隱藏函數，但它非常強大，常用於計算年資、年齡或專案月數。

• 語法：=DATEDIF(開始日期, 結束日期, "單位")
• 單位說明：
  • "Y"：計算完整的年數。
  • "M"：計算完整的月數。
  • "D"：計算相差的天數。
  • "MD"：忽略年月，僅計算相差的天數。
  • "YM"：忽略年份，僅計算相差的月數（常用於計算幾年「又幾個月」）。

實戰範例：精準年資計算法

假設 A1 是入職日期，想算出目前的服務時長。

• 公式：=DATEDIF(A1, TODAY(), "Y") & "年" & DATEDIF(A1, TODAY(), "YM") & "個月"

工作日計算：NETWORKDAYS, WORKDAY

如果你的計算需要扣除週六與週日：

• =NETWORKDAYS(開始日, 結束日, [節假日列表])：計算兩個日期之間有多少個工作日。
• =WORKDAY(起始日, 天數, [節假日列表])：算出指定天數（工作日）後是哪一天。

選填參數：[節假日列表]

上述兩個函數都有一個選填參數 [節假日列表]。Excel 預設只會扣除「週六、週日」，但它並不知道哪天是中秋節或過年。

• 如何操作：建議在工作表的邊角（如 H 欄）列出全年的國定假日日期。
• 公式範例：=NETWORKDAYS(A1, B1, H1:H15)，這樣 Excel 就會同時扣除六日與你指定的假日。

進階排班：WORKDAY.INTL

如果你在餐飲業、物流業，或你的公司並非「週六、週日」固定周休，那麼你就需要 WORKDAY.INTL (International)。

=WORKDAY.INTL(起始日, 天數, [週末代碼], [節假日列表])

• [週末代碼]：讓你自己定義哪天是休息日。
  • 1：週六、週日（預設）
  • 11：僅週日
  • 字串模式：你可以用 0（工作）與 1（休息）組成的 7 位字串來表示。例如 "0000011" 代表五六休息，一到四工作。

• 實戰範例： 假設某員工固定週一休息，今天要處理一個 5 個工作日後需完成的任務。 =WORKDAY.INTL(TODAY(), 5, "1000000") （字串第一位代表週一，1 表示週一休息，其餘工作）。

日期的數學運算技巧

• 直接相減：=結束日期 - 開始日期，得出的數字就是相差的天數。
• 計算到期日：=日期 + 30 代表該日期的 30 天後。
• 格式化問題：如果相減後出來的是一個奇怪的日期（如 1900/1/15），別慌！那是因為儲存格格式被預設為日期了。把它改回「數值」或「一般」格式，你就能看到正確的天數數字。

掌握了日期處理，你已經解決了行政管理中最麻煩的一部分。