Excel 文字處理函數：資料清理與格式轉換的必備工具

在 Excel 中，資料並不總是完美的。有時候你需要從一串混亂的地址中抓出「城市」，或是要把「姓」跟「名」拆開，甚至是把「產品編號」中的特定代碼提取出來。這時候，一組強大的文字處理函數就能幫你省下無數手動複製貼上的時間。

基礎擷取：LEFT, RIGHT, MID

這三個函數是文字處裡的「切割刀」，依照方向與位置來取值。

LEFT (左側擷取)

從文字的最左邊開始，抓取指定數量的字。

• 語法：=LEFT(儲存格, 抓幾個字)
• 範例：=LEFT("台北市信義區", 3) 會得到「台北市」。

RIGHT (右側擷取)

從文字的最右邊開始往前抓。

• 語法：=RIGHT(儲存格, 抓幾個字)
• 範例：=RIGHT("0912-345-678", 3) 會得到「678」。

MID (中間擷取)

從指定的起始位置開始，往後抓取特定長度。

• 語法：=MID(儲存格, 從第幾個字開始, 抓幾個字)
• 範例：若 A1 為身分證號「A123456789」，可以用 =MID(A1, 2, 1)。如果結果是 1 代表男性，2 代表女性。

長度計算與位置搜尋：LEN, FIND

這兩個函數常配合上述的擷取函數使用，實現「動態切分」。

LEN (計算長度)

算出儲存格內總共有幾個字。

• 語法：=LEN(儲存格)

FIND (尋找位置)

找出某個字元在文字中的「排行第幾」。

• 語法：=FIND("找什麼", 在哪找)
• 實務組合：如果你想抓出 Email 中 @ 之前的帳號名稱。 =LEFT(A1, FIND("@", A1) - 1) 先用 FIND 找到 @ 的位置（假設是 6），然後讓 LEFT 抓前 5 個字。

合併文字：& 與 TEXTJOIN

除了拆分，有時我們需要把零散的資料拼起來。

& (連接符號)

最簡單的方法，像加號一樣使用。

• 範例：=A1 & "-" & B1（將姓與名中間加個連字號）。

TEXTJOIN (進階連接)

如果你要合併一長串儲存格，且想自動跳過空值。

• 語法：=TEXTJOIN(分隔符號, 是否忽略空白, 範圍1, ...)
• 範例：=TEXTJOIN(",", TRUE, A1:A10)（將 10 格內容用逗號連起來）。

取代與清理：SUBSTITUTE, TRIM

SUBSTITUTE (取代文字)

把文字中的特定部分換成新的。

• 語法：=SUBSTITUTE(儲存格, 舊字, 新字)
• 範例：=SUBSTITUTE("02-1234-5678", "-", "") 會把所有的橫線去掉，變成純數字。

TRIM (去首尾空格)

這是一個神級函數。很多時候 VLOOKUP 找不到資料是因為儲存格內有無形的「前後空格」，TRIM 能瞬間把這些多餘的空白清乾淨。

• 語法：=TRIM(儲存格)

格式轉換：TEXT 函數

它的核心功能是：將「數字」轉換為「文字」，並同時套用你指定的「格式語法」。當你需要將數字、日期或時間與其他文字組合在一起（例如：製作自動化的報表標題）時，這個函數就非常重要。

• 語法：=TEXT(值, "格式碼")

常見實戰應用範例

日期格式轉換

這是最常使用的功能。如果你直接用 & 合併日期，日期會變成一串看不懂的數字序號（如 45285），這時就必須用 TEXT()。

數字補零（流水號）

如果你希望數字固定顯示為三位數（例如將 5 顯示為 005）。

• 公式：=TEXT(A1, "000")
• 結果：如果 A1 是 5，結果會變成 "005"。

金額與千分位

將數字格式化為包含貨幣符號與千分位的文字。

• 公式：="總金額：" & TEXT(12345, "$#,##0")
• 結果："總金額：$12,345"

百分比轉換

• 公式：=TEXT(0.85, "0%")
• 結果："85%"

常用的格式代碼對照表

注意事項

1. 結果變為文字：經由 TEXT() 轉換後的結果是「文字」而非「數字」。這意味著你無法直接對這個結果進行加減乘除運算。
2. 雙引號不可少：格式代碼（如 "0.00"）一定要加雙引號，否則公式會出錯。
3. 語系差異：在台灣繁體中文版 Excel 中，顯示星期的代碼是 aaa 或 aaaa；如果是在英文版環境，則使用 ddd 或 dddd。

練習建議：如何清理髒資料？

當你拿到一份雜亂的資料（例如：地址混雜了郵遞區號），建議的 SOP：

1. 先用 TRIM 清理多餘空格。
2. 尋找規律的關鍵字（如「市」、「號」），利用 FIND 抓取座標。
3. 利用 LEFT/MID 進行切割提取。

掌握了文字函數，你就能處理高達 80% 的資料前處理工作。