Excel Power Query：數據自動化處理的終極武器

當你的資料量大到「幾十萬列」、或是每天都要把 10 份一樣格式的 Excel 檔案合併成一份時，你會發現傳統的複製貼上或公式已經快撐不住了。這時，你需要認識內建在 Excel 裡的超級工具 Power Query（在「資料」分頁稱為「取得與轉換資料」）。

如果說 Excel 是一台手工組裝車，Power Query 就是一條全自動化的生產線。

什麼是 Power Query？

它是一個專門處理「資料提取 (Extract)」、「轉換 (Transform)」與「載入 (Load)」的工具。它的核心邏輯是：它會「記住」你對資料做的每一步操作，未來只要點一下重新整理，同樣的操作就會在新資料上自動重播一次。

核心操作流程：三部曲

Step 1：取得資料 (Get Data)

點擊「資料」分頁 -> 「取得資料」。你可以從各式各樣的地方抓取資料：

• 目前活頁簿的表格。
• 另一個 Excel 檔或 CSV 檔。
• 一整個資料夾（自動把資料夾內的所有 Excel 檔案合併起來！）。
• 網頁上的表格或是資料庫。

Step 2：轉換 (Transform)

這會開啟一個全新的「Power Query 編輯器」視窗。在這裡，你可以像在工廠一樣對資料進行加工：

• 移除/保留欄位。
• 變更資料類型（將文字轉數字）。
• 分割/合併資料。
• 樞紐/逆樞紐 (Unpivot)：這招是神技！能把表格從橫向（月份在欄）轉為直向（月份在列），方面後續進行加總。

Step 3：載入 (Load)

處理完畢後，點擊「關閉並載入」，這些整潔的資料就會回到 Excel 分頁中，成為一個漂亮的表格。

Power Query 的最大優勢：套用步驟 (Applied Steps)

在視窗右側，你會看到一個「套用步驟」區域。這就像是一個動作錄影機。 如果你今天做完了一系列複雜的清理：刪除第一列、取代空格、計算稅額。明天你有一份新資料，格式一樣但數據不同，你只需要把新資料丟進去，點擊「全體重新整理」，它就會自動跑完整套流程，把成品吐給你。

實戰必殺技：合併整個資料夾

如果你每個月都要手動合併 12 份分公司的業績報表。

1. 把這 12 個檔案放在同一個資料夾。
2. 點擊「自資料夾取得」。
3. Power Query 會自動偵測檔案結構，並問你是否「合併並轉換」。
4. 按下確定後，它會自動把 12 份檔案上下接在一起，還會幫你多加一欄顯示每個數據來自哪個檔案。這是行政人員最需要的神級省人力功能！

學 Power Query 需要寫程式嗎？

完全不需要！ 絕大多數的動作都可以透過上方的功能按鈕點擊完成。雖然它背後使用的是一種叫作「M 語言」的程式碼，但對於 95% 的職場場景，你只要會按按鈕就能實現自動化。